שליחת חשבונית במייל – ירוקה, ממוחשבת ומיידית יותר
אמיר ברזילאי | 27 ליולי 2015
בעוד שבלא מעט תחומים הקפדה על ערכים אקלוגים מתנגשת עם חיסכון כספי קשה לחשוב על דוגמא טובה יותר של מפגש בין ערכים אקלוגים, יעילות תפעולית וחיסכון כספי מאשר שליחת חשבוניות במייל.
מנעד הארגונים במשק שכבר עברו למשלוח חשבונית במייל הוא לא פחות ממדהים, במימדים שונים:
- גודל החברה - מחברות ענק כדוגמת חברת חשמל עד לעסקים פטורים
- אופי פעילות – עסקים בעלי נוכחות פיזית ועסקים בעלי נוכחות אינטרנטית
מעבר למשלוח חשבונית במייל נושא ערכים רבים הן מבחינת העסק והן מבחינת לקוחותיו. מבחינת העסק:
- חיסכון בעלויות - פנקס חשבוניות , מעטפות וביול
- מידיות – החשבונית מגיעה מייד מהמחשב בבית העסק או בכל מקום בו אתם נמצאים ללקוח, אינה מתעכבת ואינה הולכת לאיבוד
- אישור קבלה – לא ניתן לטעון יותר כי חשבונית לא התקבלה ולכן התשלום מתעכב, שליחת חשבונית במייל מאפשר לכם לקבל אישור קבלה מיידי
- מעקב אחר חשבונית – מעבר לחשבונית ממוחשבת מאפשר לכם לעקוב אחר הסאטוס שלה ביתר קלות: שולמה במלואה, שולמה חלקית או טרם שולמה
- דיוק – מעבר לחשבונית במייל משמעו מעבר למערכת ממוחשבת שבהגדרה מקטינה ואף מונעת טעויות אנוש ובכל אופן מקלה משמעותי על היכולת להתחכות אחר טעויות
ומבחינת הלקוח החיים נהיים יותר קלים:
- מסמך ממוחשב בהיר יותר ממסמך כתוב ידנית
- כלל החשבוניות שאי פעם נשלוח ללקוח מחכות לו באזור אישי ומאובטח
- לא צריך לתייק ולשמור חשבוניות במגרה
- מעקב אחר חשבונית – מעבר לחשבונית ממוחשבת מאפשר לכם לעקוב אחר הסאטוס שלה ביתר קלות: שולמה במלואה, שולמה חלקית או טרם שולמה
- דיוק – מעבר לחשבונית במייל משמעו מעבר למערכת ממוחשבת שבהגדרה מקטינה ואף מונעת טעויות אנוש ובכל אופן מקלה משמעותי על היכולת להתחכות אחר טעויות
ומעל הכול, תחושה טובה של כולנו כי תרמנו תרומה קטנה אך חשובה לאיכות הסביבה של כולנו.
חשוב לדעת כי רשויות המס מכירים כבר משנת 2003 בשליחת חשבונית חתומה דיגיטילית במייל כמסמך ממוחשב.
רשות המס מבחינה בין מסמך ממוחשב, מסמך אשר כל קיומו במרחב האלקטרוני וככזה אין להדפיסו אלא לשלוח אותו במייל, לבין מסמך רגיל הנושא מקור וההעתק .
חתימה דיגיטלית ואישור מס הכנסה