בהתאם לסעיף 17 להוראות מס הכנסה תעוד פנים על תקבול, על מכירה, על משלוח או הובלת טובין ועל שירות שניתן, ייערך סמוך לביצוע הפעולה, אולם:
- (1) לגבי מכירה ניתן לערוך סמוך לביצוע הפעולה תעודת משלוח בתנאי שהחשבונית תיערך במועדים שנקבעו בסעיף 46 לחוק מע"מ
- (2) לגבי שירות שניתן, אם נרשמה הזמנה לגבי אותו שירות בספר הזמנות סמוך לקבלתה, ניתן לערוך חשבונית במועדים שנקבעו בסעיף 46 לחוק מע"מ.
- (3) לגבי שירות שניתן בחלקים, ייערך התיעוד על כל חלק שניתן ולגבי שירות שנתינתו מתמשכת ושלא ניתן להפריד בין חלקיו - עם גמר נתינתו.
- רישום תקבול בעקיפין שטרם נרשם יערך ביום שנודע למקבל על ביצוע הפעולה; לענין זה, "תקבול בעקיפין" - תשלום לצד שלישי לטובת המקבל או העברה לזכות חשבון המקבל בבנק.
הפקת הקבלה יכולה להתבצע ידנית תוך שימוש בפנקס קבלות והחל משנת 2003 בהתאם לשינויים בתקנות ניהול ספרים על ידי יצירת קבלה אלקטרונית
קבלה אלקטרונית ניתן להפיק כמסמך ממוחשב (שאין להדפיסו) ולשולחו במיייל לנותן התמורה עם חתימה דיגיטלית בהתאם לכללים הקבועים בחוק חתימה אלקטרונית התשס"א 2001 או שניתן להפיקו על ידי הדפסתו כמסמך מקור או שניתן להדפיסה כמסמך מקור כדי למסור אותו לנותן התמורה ביד או באמצעות דואר ישראל