ניהול לקוחות העסק

הגדרת לקוח חדש פשוטה להפליא, פשוט מלאו את השדות השונים ולחצו על שמירה. יש בסך הכל שדה חובה אחד - שם הלקוח. אם ברצונכם לשלוח ללקוח זה את החשבוניות בדואר אלקטרוני (עם חתימה דיגיטלית בהתאם להוראות החוק) אנא שנו את ברירת המחדל לפיה בעת הפקת מסמכים יישלחו המסמכים להדפסה והוסיפו את כתובת המייל של הלקוח. מעבר לשדות החובה באפשרותכם להוסיף מידע רב על הלקוח וכן להגדיר את אנשי הקשר.

להגדרת לקוח חדש ניתן להגיע ממספר מקומות במערכת, שמנו דגש רב על בניית ממשק אינטואיטיבי בו קימים קיצורים רבים לפעולות נפוצות במערכת, הקמת לקוח חדש הינה דוגמא טובה לכך:
מעמוד הבית - באמצעות קיצור דרך +לקוח חדש
ממסך לקוחות - טאב עליון "יצירת לקוח חדש"
בגוף המסמכים - ניתן ליצור "לקוח מזדמן"

הגדרת לקוח חדש פשוטה להפליא, פשוט מלאו את השדות השונים ולחצו על שמירה. כאשר אופי העבודה כרוך בקשר חד פעמי עם לקוחות, אין חובה להקים לקוח כדי להפיק מסמכים אלא ניתן להגדיר לקוח מזדמן מגוף המסמך אותו ברצונך להפיק. יש למלא את שדות החובה: שם לקוח וכתובת, ובמידה ורוצים לשלוח את החשבונית בדואר אלקטרוני (עם חתימה אלקטרונית בהתאם להוראות החוק) יש לשנות את ברירת המחדל לפיה בעת הפקת מסמכים יישלחו המסמכים להדפסה ולהוסיף את כתובת המייל של הלקוח. כל המסמכים הקשורים ללקוחות מזדמנים ישמרו תחת "לקוח מזדמן".

אפשר ומומלץ לייבא רשימת לקוחותיך ל AccountBook במקום להקים לקוח לקוח באופן ידני, מקובץ Excel, בכל מבנה ובלבד שהקובץ כולל שורת כותרת אחת (ראה קישור לדוגמת מבנה במערכת בלשונית יבוא לקוחות). תהליך היבוא עצמו כולל שני צעדים פשוטים: 1. בחירת קובץ לקוחותיך והעלאתו למערכת 2. מיפוי עמודות האקסל – יצרנו ממשק ידידותי להפליא לצורך שיוך השדות ברשימת לקוחותיכם לרשימת השדות הקבועים במערכת כל שעליכם לעשות הוא לגרור את השדות בצד שמאל של המסך, לשייך לשדה המתאים בצד שמאל ולשחרר. במידה וטעיתם, לחצו על ה X, השדה שזה עתה שייכתם ישתחרר ותוכלו לשייך אותו מחדש (שימו לב לשדות החובה בלעדיהם לא ניתן יהיה להשלים את תהליך היבוא).

עם הקמת לקוח, המערכת תציג את כרטיס הלקוח שהוקם. מכרטיס הלקוח ניתן ישירות להפיק מסמכים ללקוח זה, להגדיר חיוב מחזורי, לצפות ולערוך את פרטי הלקוח שהוקם. כמו כן מכרטיס הלקוח ניתן לבחור בקיצורי דרך שמובילים למסמכים שהופקו ללקוח זה, מסמכים שנשמרו זמנית ללקוח זה, כרטיס הנהלת חשבונות של הלקוח וקישור לאזור האישי של הלקוח

ניתן לקטלג לקוחות כלא פעילים ולשמור אותם ברשימה נפרדת. בוחרים בעריכת פרטי לקוח (ע"י לחיצה על אייקון עריכת פרטים בטבלת הלקוחות או בכרטיס הלקוח). כל שנותר לעשות הוא לסמן בפרטי לקוח את הלקוח כלא פעיל ולשמור. ניתן כמובן לעשות פעולה זו גם בכיוון ההפוך.

ניתן למחוק לקוח רק במידה ולא הופקו ללקוח זה מסמכים וזאת על פי הוראות החוק המחייב לשמור מסמכי מקור כספיים שנוצרו ומחיקת לקוח תגרור מחיקת מסמכים אלו. אפשרות מחיקה תיפתח במסך עריכת פרטי לקוח.