הוראות החוק ומשמעותם
כחלק מההתפתחות הטכנולוגית בעולם כולו והתגברות השימוש במסחר אלקטרוני, חוקקו בכל העולם בכלל ובישראל בפרט חוקי חתימה אלקטרונית המבהירים מהי חתימה אלקטרונית, מתי היא תקפה ומה התנאים לקיומה
חוק חתימה אלקטרונית תשס"א – 2001 מגדיר חתימה אלקטרונית כ "חתימה שהיא מידע אלקטרוני או סימן אלקטרוני, שהוצמד או שנקשר למסר אלקטרוני".
חתימה אלקטרונית מאובטחת הינה חתימה:
(1) ייחודית לבעל אמצעי החתימה.
(2) המאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה.
(3) שהופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה.
(4) המאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה.
לסיכום, החתימה האלקטרונית הינה סימן אלקטרוני המצורף לקובץ המאפשר לזהות שני דברים עיקריים: האחד זיהוי החותם והשני האפשרות לזהות האם הקובץ שונה מאז שנחתם.
בשנת 2003 אימצה רשות המיסים המלצות ועדה אשר בחנה את הנושא וכפועל יוצא בוצעו תיקונים בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות). תיקונים אלה קבעו את הכללים לצורך הכרה במקוריותם של מסמכים אלקטרונים, אופן שמירתם וחתימתם האלקטרונית וכן הדרך למישלוח חשבוניות באופן כזה שמסמכים אלה יוכרו ע"י רשויות המס.
נקבע כי על חשבונית אלקטרונית להיות "מסמך ממוחשב", המתקימים בו שלושת הדברים הבאים:
1. נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים.
2. חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת, של עורך התיעוד.
3. כולל את המילים "מסמך ממוחשב".
בתקנה זו גם הוגדרו אילו מסמכים מותר שיהיו מסמכים ממוחשבים, לדוגמא: תעודת משלוח חייב להיות מקור בנייר ולא ניתן להפכו למסמך ממוחשב.
בנוסף, ההוראה מפרטת את הדרישות אשר יש לעמוד בהן לצורך משלוח חשבוניות בדוא"ל מצד שולח המסמך והן מצד מקבלו:
1. לפני משלוח המסמך החתום הראשון יש להודיע בדואר רשום לפקיד השומה של העסק על הכוונה לשלוח מסמכים חתומים אלקטרונית.
2. יש לקבל את הסכמת הלקוח, בכתב או בדרך ממוחשבת, לקבל מסמכים חתומים אלקטרונית לפני משלוח המסמך הראשון ללקוח. כמו –כן, הלקוח יכול לבטל את הסכמתו. על העסק לשמור את הודעות הלקוח.
3. הן השולח והן המקבל מחוייבים לשמור את הקובץ החתום המכיל את המסמך כחלק ממערכת החשבונות שלהם. הדפסת מסמך חתום אלקטרונית אינה קבילה.
אם כן המחוקק מטיל אחריות גם על מקבל המסמך, חשוב לתת את הדעת על כך, עליו :
1. לודא כי המסמך מקיים את כל הדרישות שבהגדרת מסמך ממוחשב: הוא בצורה דיגיטאלית, חתום בחתימה אלקטרונית של השולח בלבד.
2. לשמור את המסמך הממוחשב - שמירת המסמך תיעשה בצורה המקורית בה נשלח, כלומר - על גבי אמצעי אחסון ממוחשבים. חובה לשמור את המסמך כשהוא חתום בחתימות האלקטרוניות בהן נחתם. השמירה של המסמך הממוחשב אצל הלקוח צריכה להיעשות בתיק תיעוד החוץ הממוחשב.
