ניהול והפקת מסמכים

שמנו דגש רב על בניית ממשק אינטואיטיבי בו קימים קיצורים רבים לפעולות נפוצות במערכת, הפקת מסמכים הינה דוגמה טובה לכך:
עמוד הבית - מעמוד הבית, התחלה מהירה, ניתן בלחיצת כפתור להפיק קבלה, חש"ק, חשבון עסקה, חשבונית מס, הצעת מחיר, הזמנה, ותעודת משלוח. מסך לקוחות - ממסך לקוחות, מעבר עם העכבר מעל האייקון מבט מהיר, יפתח אפשרות להפקת קבלה, חש"ק, חשבונית מס והזמנה (לחיצה על שם הלקוח תוביל לכרטיס הלקוח, לחיצה על כתובת המייל במידה ויש מאפשרת משלוח הודעה לאיש הקשר אצל הלקוח). כרטיס לקוח - ניתן בלחיצת כפתור להפיק קבלה, חש"ק, חשבון עסקה, חשבונית מס, הצעת מחיר, הזמנה, ותעודת משלוח ללקוח זה. מסך הפקת מסמכים - מסך הפקת מסמכים כולל בתוכו את כלל המסמכים שהמערכת מאפשרת להפיק, סה"כ 14 מסמכים שונים.

בעת בניית המערכת דגש רב ניתן לתכנון חווית משתמש פשוטה, כזו שתאפשר השלמת פעולה במינימום לחיצות כפתור ומעבר במינימום מסכים.

בחירת לקוח לצורך הפקת מסמך הינה דוגמא טובה לכך, ניתן לבחור מתוך רשימת הלקוחות בגוף המסמך (חיפוש הלקוחות מתחיל כבר מהזנת האות הראשונה, תוצאות החיפוש מצטמצמות עם הזנת האות הבאה במידת הצורך), לבחור מסמך להפקה מכרטיס לקוח – המסמך יפתח עם שדה הלקוח מלא או לעבור במהירות מעל האיקון מבט מהיר ברשימת לקוחות, ומשם לבחור מסמך להפקה, גם במקרה זה המסמך יפתח עם שם הלקוח.

ניתן לבחור בלקוח מזדמן בכותרת המסמך ולמלא את פרטי החובה המסומנים בכוכבית בהתאם לדרישות החוק, במידה ורוצים לשלוח ללקוח זה את המסמך חתום דיגיטלית לדואר אלטרוני יש למלא שדה זה גם.

הפקת המסמכים הינה לב המערכת, המערכת נבנתה באופן שמאפשר יצירה קלה של מסמכים ומעודד עבודה מסודרת בניהולם, לצורך כך ניתן ליצור מסמך מתוך מסמך קיים - המערכת מאפשרת העתקת פריטים מתוך מסמכים פתוחים, כך לדוגמא תוכלו להפיק חשבונית על בסיס הצעת מחיר זו (שבתמונה) באופן אוטומטי. בחלון שנפתח עם פתיחת מסמך חדש ניתן לראות את המסמכים הפתוחים אשר מהם ניתן לבצע העתקה זו, סימון המסמכים ואישורם יוביל להעתקת כל הפריטים מכל המסמכים שנבחרו למסמך אותו יוצרים כעת. לאחר הפקת המסמך, המסמכים אשר שימשו בסיס למסמך, יסגרו. יש לשים לב כי כאשר ישנן שורות פריטים במסמך, לא ניתן לעבור למסך בחירת מסמכים פתוחים, על מנת לעבור למסך זה יש למחוק תחילה את השורות במסך.

במידה ובחרתם שלא ליצור מסמך חדש מתוך מסמך קיים תוכלו לראות תחת דוחות את כלל המסמכים אשר הינם חלק מתהליך העסקה וטרם נסגרו, כלומר טרם הופק מהם מסמך המשך או שהעסקה לא התממשה ואף תוכלו לבצע סגירה באופן יזום של מסמכים אלו.

המערכת תומכת ביצירת מסמכים מתוך מסמך קיים, בשכפול מסמך ואף בהפיכת מסמך מסוג מסוים למסמך מסוג אחר. בכדי לשכפל מסמך או להפוך מסמך למסמך אחר יש לפתוח את המסמך אותו רוצים לשכפל או להפוך ולבחור בפעולה הרצויה

ניתן לתארך מסמך עד שבועיים אחורנית למעט מסמכים שמעידים על קבלת תשלום כדוגמת קבלה, במקרים אלו ניתן לתארך אחרונית עד למועד האחרון של הפקת מסמך מאותו סוג ובכל אופן לא יותר משבועיים אחורנית.

בכדי לבטל חשבונית מס יש להפיק מסמך חשבונית מס זיכוי. לאחר בחירת הלקוח במסמך ניתן לבחור את חשבונית המס שנגדה מפיקים את חשבונית מס הזיכוי. לחלופין ניתן לגשת בתפריט מסמכים למסמכים שהופקו, לסמן את החשבונית שברצונך לזכות, וללחוץ בתפריט שמעל על לחצן "זיכוי חשבונית"

בשביל לבטל ערך קבלה שנוצרה יש להיכנס ללשונית מסמכים ולאחר מכן למסמך "יציאה מקופה". במסמך זה יש לבחור את הלקוח, סוג התשלום להוצאה מקופה ואז ללחוץ על "הצג" - לאחר מכן יש לבחור את התקבול להוצאה מהקופה ולהפיק את המסמך. במידה ובקבלה היה יותר מסוג תשלום אחד יש לבצע תהליך זה עבור כל סוג תשלום בנפרד. לחלופין ניתן לגשת בתפריט מסמכים למסמכים שהופקו, לסמן את הקבלה שברצונך לבטל, וללחוץ בתפריט שמעל על לחצן "ביטול קבלה"

המערכת מאפשרת הפקת מסמך בשני אופנים: הדפסה במדפסת (לצורך משלוח בדואר) או שליחה ללקוח בדואר אלקטרוני (עם חתימה אלקטרונית בהתאם להוראות החוק). בעת הקמת לקוח במערכת או עם יצירת לקוח מזדמן ניתן לבחור את אופן ההפקה, חיווי על אופן ההפקה ללקוח זה ניתן בגוף המסמך וניתן לשינוי בכל עת.

המערכת מאפשרת לשמור מסמך באופן זמני לפני הפקתו (למעט מסמכים מסוג קבלה). ניתן לחזור למסמכים אלו ולשנותם תחת לשונית שמורים זמנית בתפריט מסמכים ולהפיקם עד שבועיים ממועד שמירתם.

באפשרותכם להקים כללים קבועים, מסמכים מחזוריים, לפיהם המערכת תאפשר הפקת אוטומטית עתידית וחוזרת של המסמך ללקוח בהתאם להגדרות (חשבונית מס, חשבון עסקה, הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח). מלבד הפרטים אשר יש למלאם, כמו במסמך רגיל, יש להגדיר את סוג המסמך המבוקש, את היום בחודש בו הינכם מעוניינים בהפקת המסמך ואת תדירות ההפקה, כל חודש, חודשיים וכדומה.

המערכת תתזכר אתכם בהודעות מערכת כי ישנם מסמכים מחזורים שהגיע מועד הפקתם, כל שעליכם יהיה לעשות הוא לסמן את המסמכים שברצונכם להפיק וללחוץ על הפקת מסמכים.

המערכת נבנתה בצורה שמעודדת עבודה מסודרת בניהול המסמכים ומקלה משמעותית על מעקב אחר חייבים, לצורך כך ניתן לבצע שיוך בין חיוב לבין תשלום קרי סגירה מול חיובים בצורה קלה - בעת קליטת מסמך המערכת מאפשרת לבצע שיוך בין חיוב שכבר בוצע במערכת מול המסמך הנוצר כעת, אפשרות זו יוצרת קשר ישיר בין החיוב לתקבול ומבצעת סגירה של המסמכים במידה והתקבול מתאים לחיוב, כך שבדוח מסמכים כספיים פתוחים יופיעו רק אותם חיובים אשר טרם שולמו במלואם ועליהם יש לבצע גביה.
זאת דרך המלך וכך אנו ממליצים לעבוד בעת הפקת קבלות. עם זאת, המערכת מאפשרת להפיק את הקבלה ללא שיוך לחשבונית במועד הפקת הקבלה, במקרה זה תוכלו לראות את כלל המסמכים הכספים הפתוחים (לדוגמא: חשבוניות מס) במערכת, מסמכים בהם טרם שויכו תקבולים לחיובים תחת דוחות מסמכים כספיים פתוחים ואף תוכלו לבצע סגירה (שיוך תקבולים וחיובים) באופן יזום, במקרה זה Accountbook יבצע שיוך בצורה אוטומטית בהתאם.